Politique de confidentialité et de protection des données
Date de dernière mise à jour : 1er mars 2025
Préambule
LinkySales SRL, société de droit belge, immatriculée au registre des personnes morales sous le numéro d’entreprise BE 0776.669.694, dont le siège social est établi Allée des Ormes 11, 1370 Jodoigne, Belgique (ci-après dénommée « la Société », « nous » ou « LinkySales »), s’engage à protéger la vie privée et les données à caractère personnel des utilisateurs de sa plateforme (ci-après dénommée la « Plateforme »).
La présente politique de confidentialité (ci-après « Politique ») a pour objet d’informer les utilisateurs de la Plateforme sur la manière dont leurs données à caractère personnel sont collectées, traitées et protégées, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (UE) 2016/679 (ci-après « RGPD ») et à la législation belge applicable en matière de protection des données.
En utilisant notre Plateforme, vous acceptez les pratiques décrites dans la présente Politique. Nous vous invitons à la lire attentivement.
1. DÉFINITIONS
Aux fins de la présente Politique, les termes suivants ont la signification qui leur est attribuée ci-dessous :
• Données à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement.
• Traitement : toute opération effectuée sur des données à caractère personnel, telle que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication, la diffusion, le rapprochement, l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
• Responsable du traitement : la personne physique ou morale qui, seule ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel.
• Sous-traitant : la personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.
• Personne concernée : personne physique identifiée ou identifiable à laquelle se rapportent les données à caractère personnel.
• Consentement : toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement.
2. IDENTITÉ ET COORDONNÉES DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT
LinkySales SRL agit en qualité de responsable du traitement des données à caractère personnel collectées via la Plateforme.
Pour toute question relative à la présente Politique ou à l’exercice de vos droits concernant vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter :
• Par courrier : LinkySales SRL, Rue du Clerc 4, 1350 Orp-Jauche, Belgique
• Par email : [email protected]
3. DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES
LinkySales a désigné un Délégué à la Protection des Données (DPD/DPO) que vous pouvez contacter pour toute question relative à la protection de vos données personnelles :
• Par email : [email protected]
• Par courrier : À l’attention du DPO, LinkySales SRL, Rue du Clerc 4, 1350 Orp-Jauche, Belgique
4. CATÉGORIES DE DONNÉES COLLECTÉES
Dans le cadre de l’utilisation de notre Plateforme, nous collectons et traitons les catégories de données à caractère personnel suivantes :
4.1 Données que vous nous fournissez directement
• Données d’identification : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse email, date de naissance, etc.
• Données professionnelles : raison sociale, numéro d’entreprise, numéro de TVA, profession, secteur d’activité, etc.
• Données financières : coordonnées bancaires, historique des transactions, etc.
• Données de connexion : identifiants et mots de passe (stockés sous forme cryptée)
• Contenu généré par l’utilisateur : recommandations, avis, commentaires, etc.
• Documents d’identité : pour les vérifications d’identité requises par la législation anti-blanchiment et la sécurité des transactions
4.2 Données collectées automatiquement
• Données de navigation : adresse IP, type et version du navigateur, système d’exploitation, pages consultées, temps passé sur la Plateforme, date et heure de connexion, etc.
• Données de géolocalisation : localisation approximative basée sur l’adresse IP ou, avec votre consentement, géolocalisation précise
• Données relatives à l’appareil : identifiants uniques de l’appareil, modèle, résolution d’écran, etc.
• Cookies et technologies similaires : informations stockées sur votre appareil (voir notre Politique relative aux cookies)
• Données d’interaction : clics, comportement sur la Plateforme, préférences, etc.
4.3 Données concernant les personnes recommandées
Dans le cadre de notre programme d’ambassadeurs, les utilisateurs peuvent recommander des tiers susceptibles d’être intéressés par les services de nos Fournisseurs. Dans ce contexte, nous collectons :
• Nom et prénom de la personne recommandée
• Coordonnées : numéro de téléphone, adresse email
• Informations contextuelles relatives au besoin ou à l’intérêt potentiel
Important : Conformément à l’article 7.5 de nos Conditions Générales d’Utilisation, tout Ambassadeur s’engage formellement à obtenir le consentement préalable, explicite et éclairé de toute personne qu’il souhaite recommander via la Plateforme. L’Ambassadeur doit être en mesure de prouver l’obtention de ce consentement à tout moment sur simple demande.
4.4 Données provenant de tiers
Nous pouvons également recevoir des données à caractère personnel vous concernant de la part de tiers, tels que :
• Partenaires commerciaux
• Réseaux sociaux (si vous connectez votre compte LinkySales à ces services)
• Prestataires de services de vérification d’identité
• Organismes de lutte contre la fraude
• Sources accessibles au public
5. FINALITÉS ET BASES JURIDIQUES DES TRAITEMENTS
Nous traitons vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes, fondées sur les bases juridiques correspondantes :
5.1 Exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou mesures précontractuelles
• Création et gestion de votre compte utilisateur
• Fourniture des services proposés par la Plateforme
• Traitement et suivi des recommandations effectuées
• Gestion des paiements et des récompenses
• Service client et assistance technique
• Gestion de la relation entre Ambassadeurs et Fournisseurs
5.2 Respect de nos obligations légales
• Vérification d’identité (KYC) conformément à la législation anti-blanchiment
• Conservation des données de transaction à des fins comptables et fiscales
• Réponse aux demandes officielles des autorités publiques ou judiciaires
• Protection contre la fraude et les activités illicites
• Gestion des demandes d’exercice de droits en matière de protection des données
5.3 Intérêts légitimes poursuivis par LinkySales
• Amélioration et personnalisation de nos services
• Analyse statistique de l’utilisation de la Plateforme
• Sécurité de la Plateforme et protection contre les utilisations frauduleuses
• Gestion des contentieux et recouvrement des créances
• Actions commerciales auprès de nos clients professionnels (B2B)
• Évaluation et amélioration de notre programme d’ambassadeurs
5.4 Consentement
• Envoi de communications marketing et promotionnelles par email, SMS ou notifications push
• Utilisation de cookies non essentiels au fonctionnement de la Plateforme
• Géolocalisation précise (au-delà de la simple localisation par IP)
• Partage de certaines données avec nos partenaires à des fins de marketing
• Utilisation de vos avis et témoignages à des fins promotionnelles
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.
6. DESTINATAIRES DE VOS DONNÉES
Vos données à caractère personnel peuvent être transmises aux catégories de destinataires suivantes :
6.1 Destinataires internes
• Personnel autorisé de LinkySales (équipes commerciales, service client, service technique, service financier, etc.) dans la limite de leurs fonctions et responsabilités
6.2 Sous-traitants
• Prestataires d’hébergement et de maintenance de la Plateforme
• Fournisseurs de solutions de paiement sécurisé
• Prestataires de services marketing et de communication
• Prestataires de services d’analyse et de statistiques
• Services d’assistance client externalisés
• Prestataires de services de vérification d’identité
6.3 Partenaires
• Fournisseurs référencés sur la Plateforme (uniquement pour les données nécessaires aux recommandations qui les concernent)
• Prestataires de services marketing dûment mandatés par les Fournisseurs
6.4 Autres destinataires
• Autorités publiques, judiciaires ou administratives (lorsque la loi l’exige)
• Conseillers professionnels (avocats, experts-comptables, commissaires aux comptes, etc.)
• Repreneurs potentiels en cas de cession d’entreprise ou de fusion
Nous veillons à ce que tous les destinataires offrent des garanties de confidentialité et de sécurité suffisantes et n’utilisent vos données que pour les finalités pour lesquelles nous les transmettons.
7. TRANSFERTS DE DONNÉES HORS DE L’ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN
En principe, nous conservons vos données à caractère personnel au sein de l’Espace Économique Européen (EEE).
Toutefois, certains de nos sous-traitants peuvent être amenés à traiter vos données dans des pays situés hors de l’EEE. Dans ce cas, nous nous assurons que ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées conformément au RGPD, telles que :
• Décisions d’adéquation de la Commission européenne
• Clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne
• Règles d’entreprise contraignantes (BCR)
• Mécanismes de certification approuvés
Vous pouvez obtenir une copie des garanties mises en place en contactant notre Délégué à la Protection des Données.
8. DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES
Nous conservons vos données à caractère personnel uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sous réserve des obligations légales de conservation et des délais de prescription applicables.
8.1 Données de compte utilisateur
• Pendant toute la durée de votre inscription à la Plateforme
• Après suppression du compte : conservation pendant 1 an à des fins de statistiques et de preuve, puis anonymisation ou suppression définitive
8.2 Données relatives aux recommandations et transactions
• Données de recommandation : 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale
• Données transactionnelles et de paiement : 10 ans à des fins de comptabilité et obligations fiscales
• Données liées aux récompenses : pendant la durée de validité des récompenses, puis 1 an après leur expiration ou utilisation
8.3 Données de navigation et cookies
• Données de connexion et de navigation : 1 an maximum
• Cookies : selon la durée indiquée dans notre politique de cookies (généralement entre 1 jour et 13 mois)
8.4 Données relatives aux personnes recommandées
• En cas d’acceptation de la recommandation : selon les règles applicables aux comptes utilisateurs
• En cas de refus ou d’absence de réponse : 3 mois maximum après la recommandation
8.5 Données à des fins de marketing
• Pour les clients : 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale
• Pour les prospects : 3 ans à compter du dernier contact
9. SÉCURITÉ DES DONNÉES
LinkySales met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque, notamment :
• Chiffrement des données sensibles et des mots de passe
• Accès limité aux données selon le principe du « besoin d’en connaître »
• Authentification forte pour l’accès aux systèmes d’information
• Tests réguliers de sécurité et audits
• Procédures de gestion des incidents et des violations de données
• Formation et sensibilisation du personnel à la protection des données
• Sauvegardes régulières et plan de continuité d’activité
• Mise à jour régulière des systèmes et applications
Malgré ces mesures, aucun système de sécurité n’est infaillible. En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous nous engageons à vous en informer dans les conditions et délais prévus par la réglementation en vigueur.
10. VOS DROITS
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données à caractère personnel :
10.1 Droit d’accès
Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que vos données sont traitées et d’accéder à ces données ainsi qu’à certaines informations sur le traitement.
10.2 Droit de rectification
Vous pouvez demander la correction de vos données inexactes ou incomplètes.
10.3 Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)
Vous pouvez demander l’effacement de vos données dans certaines circonstances, notamment lorsqu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
10.4 Droit à la limitation du traitement
Vous pouvez obtenir la limitation du traitement de vos données dans certaines situations (contestation de l’exactitude des données, illicéité du traitement, etc.).
10.5 Droit à la portabilité
Vous avez le droit de recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable du traitement.
10.6 Droit d’opposition
Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données fondé sur l’intérêt légitime de LinkySales ou utilisées à des fins de prospection commerciale.
10.7 Droit de retirer votre consentement
Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité du traitement antérieur.
10.8 Directives relatives au sort de vos données après votre décès
Vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès.
10.9 Exercice de vos droits
Pour exercer l’un de ces droits, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données à l’adresse indiquée à la section 3 ou via le formulaire disponible sur la Plateforme dans la rubrique « Mes droits RGPD ».
Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois, sauf complexité particulière nécessitant une prolongation de ce délai.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données belge (www.autoriteprotectiondonnees.be) ou de toute autre autorité de contrôle compétente.
11. DONNÉES CONCERNANT LES PERSONNES RECOMMANDÉES
11.1 Obligation d’information
Lorsqu’un Ambassadeur recommande une personne via notre Plateforme, nous contactons cette personne pour l’informer :
• De l’identité de l’Ambassadeur qui l’a recommandée
• Des finalités et des modalités du traitement de ses données
• De ses droits en matière de protection des données
• De la possibilité de s’opposer à tout moment au traitement de ses données
11.2 Garanties spécifiques
Nous mettons en place des garanties supplémentaires pour les personnes recommandées :
• Limitation des données collectées au strict nécessaire
• Conservation limitée des données en cas de refus de la recommandation
• Possibilité de demander l’effacement immédiat des données
• Interdiction d’utiliser les données à des fins commerciales sans consentement explicite
• Vérification par échantillonnage du consentement préalable obtenu par les Ambassadeurs
12. POLITIQUE RELATIVE AUX COOKIES
Les cookies sont de petits fichiers texte placés sur votre appareil lors de votre visite sur notre Plateforme. Ils nous permettent de reconnaître votre appareil et de stocker certaines informations sur vos préférences ou actions passées.
12.1 Types de cookies utilisés
Nous utilisons les types de cookies suivants :
• Cookies strictement nécessaires : essentiels au fonctionnement de la Plateforme et à l’utilisation de ses fonctionnalités (authentification, sécurité, sauvegarde des préférences, etc.).
• Cookies analytiques/de performance : recueillent des informations anonymes sur la façon dont les visiteurs utilisent la Plateforme (pages visitées, durée de la visite, erreurs rencontrées, etc.).
• Cookies de fonctionnalité : permettent de mémoriser vos choix et préférences pour améliorer votre expérience utilisateur.
• Cookies de ciblage/publicitaires : collectent des informations sur vos habitudes de navigation pour vous proposer des publicités pertinentes.
12.2 Gestion des cookies
Lors de votre première visite sur notre Plateforme, nous vous demandons votre consentement pour l’utilisation des cookies non essentiels via notre bandeau de cookies.
Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences en matière de cookies dans les paramètres de votre compte ou via le lien « Gérer mes cookies » disponible en bas de chaque page de la Plateforme.
Vous pouvez également configurer votre navigateur pour qu’il refuse tous les cookies ou vous avertisse lorsqu’un cookie est envoyé. Cependant, certaines fonctionnalités de la Plateforme peuvent ne pas fonctionner correctement si vous désactivez les cookies.
Pour plus d’informations sur les cookies que nous utilisons, veuillez consulter notre Politique relative aux cookies complète accessible sur notre Plateforme.
13. MARKETING ET COMMUNICATIONS
13.1 Communications commerciales
Si vous êtes un utilisateur de la Plateforme, nous pouvons vous envoyer des communications concernant :
• Les services que vous utilisez (mises à jour, nouvelles fonctionnalités, etc.)
• Les recommandations et récompenses
• Les offres spéciales et promotions susceptibles de vous intéresser
13.2 Base juridique des communications
Nos communications sont fondées sur :
• L’exécution du contrat pour les communications relatives aux services que vous utilisez
• Notre intérêt légitime pour les communications B2B (clients professionnels)
• Votre consentement pour les communications marketing directes aux particuliers
13.3 Désinscription
Vous pouvez vous désinscrire à tout moment de nos communications :
• En cliquant sur le lien de désinscription présent dans chaque email
• En modifiant vos préférences de communication dans les paramètres de votre compte
• En contactant notre service client à l’adresse [email protected]
14. MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique à tout moment, notamment pour l’adapter aux évolutions législatives, réglementaires ou de nos pratiques de traitement.
En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par email et/ou par une notification visible sur la Plateforme au moins 30 jours avant l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions, sauf en cas d’obligation légale imposant une mise en œuvre immédiate.
Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette Politique pour vous tenir informé de la façon dont nous protégeons vos données.
15. CONTACT ET RÉCLAMATIONS
Pour toute question, demande d’information ou réclamation concernant la présente Politique ou le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez contacter :
• Notre Délégué à la Protection des Données : [email protected]
• Notre service client : [email protected]
• Par courrier : LinkySales SRL, Rue du Clerc 4, 1350 Orp-Jauche, Belgique
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à l’Autorité de Protection des Données belge :
• Site web : www.autoriteprotectiondonnees.be
• Adresse : Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique
• Téléphone : +32 2 274 48 00
• Email : [email protected]